Опитування учасників конференції: що питати до, під час і після

Опитування учасників конференції варто починати з рішення, яке вам ще належить ухвалити. Більшості заходів вистачає щонайбільше трьох коротких опитувань. До початку ви питаєте, що ще можна змінити і навіщо люди приходять. Під час заходу ставите одне-два питання після кожної сесії про те, що можна виправити того ж дня. Після нього просите загальну оцінку, оцінку окремих складників і сесій та питаєте, чи прийдуть люди наступного разу, а потім зіставляєте відповіді з тим, чого учасники хотіли на початку. Стаття для тих, хто організовує конференції, воркшопи, виставки й корпоративні заходи; ті самі правила діють і для опитування учасників семінару чи вебінару. Біля кожного питання сказано, яке рішення воно підтримує.

Коротко

• Плануйте щонайбільше три короткі опитування, по одному на кожен етап, і прив’яжіть кожне до рішення, яке ще можна ухвалити.
• Перед заходом запитайте, навіщо люди приходять. Після заходу поставте те саме питання, щоб розділити за ним результати.
• Під час заходу досить одного-двох питань за посиланням або QR-кодом наприкінці сесії. Анкета — не екран для голосування наживо.
• Після заходу надішліть коротке опитування якнайшвидше: одна збалансована шкала з підписом на кожній поділці, одна думка в рядку і варіант «Не користувався (-лася)».
• Ранжуйте складники за часткою незадоволених серед тих, хто їх оцінив, і порівнюйте новачків із тими, хто приходить не вперше.

Три короткі опитування, кожне для одного рішення

Перш ніж писати перше питання, вирішіть, яке рішення підтримує кожне опитування, коли його надсилати і якої довжини воно може бути.

Питайте лише про те, що ще можна змінити: питання про зручний день тижня, коли залу вже заброньовано, тільки подовжує анкету. А довжина має ціну. В експерименті Galesic і Bosnjak (2009) що довшим був оголошений час заповнення, то менше людей починали й завершували опитування, а на пізніші питання відповідали швидше й одноманітніше. Огляд Cochrane (Edwards і колеги, 2023) показав, що коротші онлайн-анкети збирають більше відповідей (відношення шансів 1,51), а кількість відповідей підвищували й грошова (1,88), і негрошова винагорода (1,60), хоча результати окремих досліджень дуже різнилися.

Опитування перед заходом зазвичай радять надсилати за тиждень-два; посібники сервісів для опитувань називають від одного до чотирьох тижнів, але без доказів. Опитування після заходу надсилайте невдовзі, поки враження свіжі. Ті самі посібники пишуть про 24 або 48 годин, проте жодне дослідження не підтверджує ні того, ні іншого числа.

Перед конференцією: чому люди приходять і що ще можна змінити

Запитайте, навіщо люди приходять і які із запланованих тем їх цікавлять, а з організаційних питань — лише про ті, що ще відкриті. Причина участі стане ще й точкою відліку для підсумкової оцінки.

• Головна причина. «Яка головна причина вашої участі?» Дізнатися, що нового в галузі / Здобути конкретну навичку / Поспілкуватися з колегами й налагодити нові контакти / Представити чи обговорити власну роботу / Інше. Поставте його як «Тільки одна відповідь», з варіантами, які не перетинаються, охоплюють усі випадки й уміщаються на одному екрані телефону, щоб потім розділити за ним результати.
• Теми. «Які із запланованих тем вас найбільше цікавлять?» Наведіть справжні теми з чернетки програми й у полі «Макс. кількість полів, яку можна обрати» поставте 3: кількість позначок біля кожної теми покаже, яким сесіям потрібна більша зала.
• Організація, лише поки її не визначено. Тип приміщення, день тижня й час доби, у кожному питанні з варіантом «Немає різниці».
• Меню. Фуршет / Банкет / Немає різниці / Не буду на вечері.
• Харчування й доступність. Одне питання з кількома відповідями (Немає особливих потреб / Пісне / Вегетаріанське / Веганське / Без глютену / Алергія на горіхи / Інше) і одне необов’язкове відкрите питання про доступність; питайте лише те, на що відреагує кейтеринг чи майданчик, скажіть, хто побачить відповіді, і видаліть їх після заходу.
• Гості. «Чи прийдете ви з гостем?» Так / Ні / Ще не знаю, щоб розрахувати місця, каву й друковані матеріали.
• Попередні відвідини. «Чи бували ви на цьому заході раніше?» Так / Ні; якщо повторити його після заходу, воно відокремить новачків від тих, хто повертається.

Не об’єднуйте це опитування з реєстраційною формою (ім’я, компанія, тип квитка, дані для рахунку): так воно загальмує реєстрацію саме тоді, коли люди її проходять.

Під час заходу: одне питання після сесії, а не голосування наживо

Наприкінці кожної сесії чи дня покажіть на останньому слайді опитування з одним-двома питаннями, прочитайте відповіді в перерві й виправте, що можна, того ж дня. На слайді й у друкованій програмі розмістіть посилання на опитування або QR-код із цим посиланням: у плані Бізнес QR-код створюють на вкладці «Поширення» > «Посилання на опитування», в інших планах — у будь-якому генераторі QR-кодів. Варіант «Одне питання на сторінці» (вкладка «Тема», група «Оберіть тип опитування») показує кожне питання на окремому екрані, що зручно на телефоні.

Відповіді зараховуються, щойно надходять, а бачите ви їх, коли відкриваєте результати або оновлюєте сторінку; автоматично нічого не оновлюється. Екрана для голосування наживо, режиму презентації, хмари слів чи питань від аудиторії немає: для голосування на екрані скористайтеся окремим сервісом для інтерактивних опитувань. Опція «Зробити результати опитування загальнодоступними» створює сторінку з результатами, але та показує стан на момент завантаження, і кожен, хто має посилання, бачить на ній усі відповіді на відкриті питання.

Під час програми добре працюють два короткі опитування:

• Одне питання на виступ. Спікер показує опитування з питанням на кшталт «Який із цих підходів ви використовуєте зараз?», а після виступу чи в перерві відкриває результати й обговорює їх із залом.
• Перевірка «що виправити сьогодні». Необов’язкове відкрите питання «Чи щось зараз заважає вам стежити за виступами?» виявляє проблеми зі звуком, температурою, місцями, чергами й кавою. Читайте відповіді в кожній перерві й ставте це питання лише в опитуванні зі стандартним налаштуванням пристрою (розділ «Оцінка кількох сесій з одного телефону»).

Оцінка кількох сесій з одного телефону

Зробіть окреме коротке опитування для кожної сесії й залиште стандартне налаштування пристрою. Це налаштування, «З одного пристрою (ПК, планшет або мобільний телефон) можна пройти опитування лише один раз», зберігає відповіді в браузері протягом року: хто знову відкриє опитування на тому самому пристрої, побачить свої попередні відповіді й зможе їх змінити. Тож одне опитування з питанням «Яку сесію ви оцінюєте?» не збере з того самого телефону другої, окремої оцінки: повторне відкриття лише змінить першу.

Ці 30 секунд змінити не можна, і вони діють і на власних телефонах учасників: хто відволічеться на сповіщення чи розмову із сусідом, втратить уже введене. Оцінки, які одна людина дає різним сесіям, теж не пов’язані між собою. Тож це налаштування годиться лише для короткої перевірки із закритими питаннями на одному екрані.

Після конференції: зворотний зв’язок від учасників

Анкету після заходу надішліть невдовзі. У ній має бути один екран телефону із закритими питаннями і щонайбільше два необов’язкові відкриті, одна збалансована шкала з підписом на кожній поділці й повторне питання про причину участі. Посилання дайте в листі-подяці, на останньому слайді й на сторінці заходу або вбудуйте опитування в сайт («Інтеграція з вебсайтом»). Готовий набір питань, з якого зручно почати, — опитування серед учасників заходу; перш ніж надсилати, звірте його з правилами цієї статті.

Запрошення, надіслані з eSurvey.com.ua, зараховуються до місячного ліміту запрошень вашого плану, тож для великого списку краще вставити посилання у власний лист-подяку. Автоматичних нагадувань сервіс не надсилає. Повторний лист, який ви пишете й надсилаєте самі, вибравши одержувачів «Не відповіли на запрошення на електронну пошту», дійде лише до тих, хто не відкривав свого персонального посилання, і лише якщо відстеження відповідей (за замовчуванням воно вимкнене) було ввімкнене ще до надсилання запрошень. Хто відкрив посилання, але не завершив анкету, такого листа не отримає, а без відстеження лист піде всім. Відстеження пов’язує кожну відповідь з адресою одержувача, і запрошення про це повідомляє.

Розіграш призів може додати відповідей; включайте до нього всіх, хто відповів, хоч би що вони відповіли. Проте більше відповідей не обов’язково означає точнішу картину, а для розіграшу потрібні ім’я чи адреса електронної пошти, тож відповіді можна пов’язати з людиною: скажіть про це учасникам і поставте необов’язкове питання про контакти останнім.

Приклади питань і рішення, яке підтримує кожне

Основа анкети після заходу — кілька закритих питань; у третьому стовпці сказано, яке рішення підтримує кожне.

Рядки матриці, кожен про одне: зміст програми, спікери, як легко дістатися до місця проведення, зручність зали, звук, зображення на екрані, їжа, перерви на каву, реєстрація на вході, відповідність ціни квитка отриманому (для платних заходів) і паркування (якщо воно є).

Шкали. Оцінки надійніші, коли кожну поділку підписано словами, кроки між ними приблизно однакові, а посередині є нейтральна поділка (Krosnick і Presser, 2010); більшість даних свідчить на користь шкал від п’яти до семи поділок (Maitland, 2009). Шкала очікувань одностороння: від «Зовсім ні» до «Повністю». Шкала в питанні про наступний захід має два негативні варіанти, тож показує, хто не прийде; варіант «Ще не вирішив (-ла)», якщо він потрібен, ставте після шкали, а не посередині.

Матриця. На екрані результатів відсотки в питанні «Матриця» рахуються від усіх відповідей у рядку, а «Не користувався (-лася)» — частина рядка, тож частку незадоволених серед тих, хто оцінював, рахуйте за кількістю відповідей або в експортованому файлі. Не вмикайте «випадковий порядок стовпців» чи «випадковий порядок рядків і стовпців»: вони перемішують шкалу; «випадковий порядок рядків» не шкодить.

Повторні й відкриті питання. Повторні питання про причину участі й попередні відвідини ділять це опитування на групи, не пов’язуючи нічиїх відповідей із двох опитувань. Ставте їх як «Тільки одна відповідь», бо фільтр за питанням із множинними відповідями враховує лише точно той набір варіантів, який позначила людина. Відкриті питання пропускають значно частіше, ніж закриті (Pew Research Center, 2021), тож ставте щонайбільше два.

NPS необов’язковий: «Наскільки ймовірно, що ви порекомендуєте цей захід другові чи колезі?», від 0 до 10. Індекс — це відсоток промоутерів (9–10) мінус відсоток критиків (0–6). В eSurvey.com.ua скористайтеся питанням «NPS (0-10)»: його звіт сам рахує індекс (шаблон NPS-опитування).

Спікери й сесії

Сесії та спікерів оцінюйте в окремих коротких матрицях.

• Матриця сесій. По рядку на кожну сесію з назвою та іменем спікера, ті самі п’ять варіантів і стовпець «Не відвідував (-ла)». Обмежтеся шістьма-вісьмома рядками: на телефоні довгі матриці призводять до однакової відповіді в усіх рядках, до пропущених рядків і до того, що люди кидають анкету (Krosnick і Presser, 2010). Для більшої програми спершу поставте на окремій сторінці питання «Яку секцію ви відвідували?» як «Тільки одна відповідь», а потім правилом «Показати питання» показуйте кожну матрицю лише тим, хто там був. Якщо люди переходять із секції в секцію, зробіть окреме опитування на кожну сесію.
• Матриця спікерів. Три рядки: знання теми, зрозумілість виступу, відповіді на питання слухачів.
• Одна сесія. Якщо в одній анкеті учасник оцінює лише одну сесію на свій вибір, нехай назве її в питанні типу «Розкривні списки» з пунктами «день, час, назва»; три поля для вільного тексту дають написання, які неможливо порахувати.

Оцінки всіх сесій наприкінці легко порівнювати, але на них впливає загальне враження; оцінка після кожної сесії свіжіша, але частіше перериває програму. Модель Кіркпатріка радить перевіряти й під час програми, тож сесії оцінюйте коротким опитуванням після кожної, а програму загалом — підсумковою матрицею. Невелику різницю між двома спікерами не читайте як рейтинг.

Люди змінюють відповіді, щоб уникнути незручності, особливо коли поруч хтось є (Tourangeau і Yan, 2007), тож онлайн-анкета, яку кожен заповнює сам, може дати відвертіші коментарі про спікерів, ніж паперовий бланк, зданий на виході, хоча й менш відверті, якщо вона питає ім’я. Результати спікера чи сесії (частки, кількості й коментарі) показуйте лише тоді, коли їх оцінили щонайменше 10 учасників; eSurvey.com.ua такого мінімуму не встановлює, тож кількість перевіряєте ви. Меншу сесію подавайте разом з іншими з тієї самої секції чи того самого дня. Коментарі про спікера передавайте згрупованими за темами, а не цитатами, за якими можна впізнати автора, і не називайте опитування анонімним.

Типові помилки в анкетах для заходів

Більшість готових списків питань для заходів повторює ті самі шість помилок. Звірте з ними свою анкету.

Як читати відповіді й що змінювати

Ранжуйте складники за часткою незадоволених серед тих, хто їх оцінив, діліть відповіді за причиною участі й попередніми відвідинами, групуйте відкриті відповіді за темами і вказуйте, скільки людей відповіли.

Частка незадоволених. Для кожного складника поділіть кількість тих, хто обрав «Незадоволений (-а)» або «Дуже незадоволений (-а)», на кількість тих, хто його оцінив, без відповідей «Не користувався (-лася)». Якщо рядок про перерви на каву заповнили 85 людей, 25 обрали «Не користувався (-лася)», а 12 були незадоволені, екран результатів покаже 14 % (12 із 85), але серед тих, хто оцінював, частка становить 20 % (12 із 60). Ранжуйте за цією часткою, а не за середнім значенням, яке може приховати незадоволену меншість.

Групи. Щоб побачити лише новачків або одну причину участі, натисніть «Створити фільтр», потім у блоці «Показати тільки відповіді, в яких» виберіть питання й умову «дорівнює». Два питання між собою зіставляє вкладка «Перехресна табуляція» (таблиця спряженості); вона працює з питаннями з однією чи кількома відповідями, розкривними списками й вибором зображень.

До і після. Причини участі, названі перед заходом, порівнюйте з оцінкою виправданих очікувань, розділеною за причиною, яку люди назвали після заходу. Порівнюйте групи, а не окремих людей: щоб зіставити відповіді однієї людини з двох опитувань, кожна відповідь мала б бути підписана іменем.

Відкриті відповіді. Прочитайте всі, згрупуйте їх у кілька тем, порахуйте відповіді в кожній і наведіть одну-дві типові.

Хто відповів. Відгуки дають лише ті, хто сам захотів відповісти, а відсоток відповідей сам по собі не показує, чи зміщені результати (Groves і Peytcheva, 2008; докладніше про упередженість через відсутність відповідей). Біля кожної діаграми пишіть «відповіли N із приблизно M присутніх», а M беріть зі списку тих, хто зареєструвався на вході, а не з онлайн-реєстрацій, бо лист-подяка доходить і до тих, хто не прийшов. Перевірте також, чи співвідношення новачків і постійних учасників серед тих, хто відповів, приблизно таке саме, як у списку присутніх.

Малі числа. Показуйте кількості, а не лише відсотки: одна незадоволена людина з п’яти — це 20 %. Коли складник оцінили менше ніж приблизно 30 людей, змінюйте лише те, де незадоволених помітно більше, а не через різницю в одну-дві людини.

Порівняння заходів. Порівнюйте заходи лише з тими самими питаннями й шкалою, а в наступному запрошенні розкажіть учасникам, що змінилося завдяки їхнім відповідям.

Багатоденні заходи й тренінги

На багатоденному заході наприкінці кожного дня надсилайте коротку анкету з одного-трьох питань (що виправити завтра, яка сесія дня була найкориснішою), а повне опитування — лише раз, після останнього дня. Для кожного дня робіть окреме опитування зі стандартним налаштуванням пристрою з причин, описаних у розділі «Оцінка кількох сесій з одного телефону».

Після тренінгу чи семінару анкета вимірює реакцію, перший із чотирьох рівнів моделі Кіркпатріка: як учасники сприйняли навчання. Рівні навчання, поведінки й результатів потребують інших вимірювань, пізніше; як їх побудувати, описано в статті про оцінку ефективності тренінгу.

Три опитування, по одному рішенню

Кожне з трьох опитувань підтримує своє рішення: перед заходом ви дізнаєтеся, навіщо люди приходять і що ще не вирішено, під час нього — що виправити того ж дня, а після — що змінити до наступного разу. Коротка анкета після заходу з повторним питанням про причину участі показує частку незадоволених за кожним складником окремо для новачків і постійних учасників.

Перед наступним заходом запишіть, що ще не вирішено, від програми до меню, і складіть із цього списку перше опитування. Тоді ж підготуйте й підсумкову анкету, щоб питання про причину участі звучало в обох однаково, слово в слово. Шаблон «Відгук про подію» на сторінці нижче — зручна основа; перш ніж надсилати, перевірте його за таблицею з розділу «Типові помилки в анкетах для заходів».

Читайте також

• Як провести онлайн-дослідження ринку: кроки, канали й обмеження
• Імідж закладу освіти: як виміряти його за допомогою опитування
• Зворотний зв’язок від клієнтів: як збирати його постійно