Запрошення до участі в опитуванні, надіслані потенційним респондентам на електронну пошту, — головний інструмент, який дозволяє переконати цільову аудиторію проявити активність. А це має критичне значення для кінцевих результатів самого дослідження. У цьому посібнику ми зібрали найефективніші принципи написання дієвих запрошень.
Респонденти мають надати згоду на отримання електронних листів
Найкраще надсилати запрошення до участі в опитуванні на електронні адреси людей, які вже дали згоду організаторові на отримання таких повідомлень. Лист має коротко нагадувати, як і чому він їм надійшов. Наприклад, можете почати з такого:
«Вас обрали для участі в опитуванні з метою оцінки задоволеності відвідувачів, тому що Ви завітали до нашого стенду на виставці нових технологій у галузі машинобудування»
або:
«Ми запрошуємо Вас взяти участь в опитуванні для визначення рівня задоволеності співробітників, тому що ми цінуємо своїх працівників».
Не радимо надсилати листи із запрошеннями дійсним або колишнім користувачам, які не дали своєї згоди на їх отримання. Рішення придбати або використовувати списки електронних адрес може бути ризикованим, оскільки існує дуже велика ймовірність, що листи будуть сприйматися як спам, а це негативно вплине на імідж вашої організації.
Зазначайте назву організації в темі листа
Отримувачі краще реагують, якщо знають, від кого прийшло запрошення, ще до того як відкриють електронний лист. Тому радимо чітко вказувати назву компанії в темі електронного листа. «Компанія Violet Flowers просить Вас дати оцінку» або «Годинникова майстерня “Боков” цікавиться Вашою думкою». Використовувати інформацію, яка привертає увагу, але є неправдивою — точно погана ідея! Це може негативно вплинути на імідж організації та безперечно стане причиною для багатьох людей не проходити опитування.
Навіть якщо дослідження проводить маркетингова компанія від імені клієнта, це обов’язково має бути зазначено в запрошенні, чітко й однозначно.
Пам’ятайте про спам-фільтри
При формулюванні теми листа уникайте слів і символів, на які можуть реагувати спам-фільтри.
Один з активаторів таких фільтрів — великі літери. Навіть якщо фільтри на них не зреагують, написання слів великими літерами сприймається інтернет-користувачами як «крик» або «підвищений тон». Тож це не дуже гарна ідея в будь-якому випадку.
Також не слід вживати знаки оклику, символи долару та слова, що привертають увагу спам-фільтрів, як-от «важливе повідомлення», «безкоштовно», «виграй», «гроші» тощо.
Персоналізація — важливий союзник
Звертатися до отримувача листа на ім’я — завжди гарна ідея. Загалом дослідження, що проводяться за допомогою електронної пошти, не вважаються анонімними. Тож організації можуть використовувати це ставлення на свою користь і дати респондентам відчути себе значущими й особливими.
Конфіденційність інформації
Дуже важливо, щоб респонденти під час участі в опитуванні знали, що їхня думка є анонімною, а надані ними відомості ¾ конфіденційними. Проте, про яку анонімність може йти мова, якщо дослідження проводиться через електронну пошту? Тож респондентів слід запевнити, що інформація, надавана ними, буде використовуватися лише для цілей дослідження і ні для яких інших.
Хоча організатор опитування й не може гарантувати анонімність, він має запевнити учасників у повній конфіденційності. Одного речення про забезпечення конфіденційності в електронному листі й вступі до опитування буде більше ніж достатньо.
Подяка
Може й зайве нагадувати про це, але респонденти варті подяки! Вони витратили свій час, особистий чи робочий, щоб зробити вам послугу. Це необхідно відмітити!
Чітко вказуйте ціль дослідження
Зазначати ціль опитування надзвичайно важливо. Нехай респонденти знають, що їхня участь в опитуванні матиме позитивні наслідки. Поясніть, як будуть використовуватися результати. Наприклад: «Ваші відповіді допоможуть нам підвищити рівень наших освітніх послуг». Або: «Дані, які ми збираємо, будуть використовуватися для покращення контенту нашого веб-сайту».
З іншого боку, не слід занадто вдаватися в деталі. Чим загальнішим буде опис, тим більше людей візьмуть участь в опитуванні.
Зазначайте тривалість опитування
Рекомендуємо вказувати, скільки часу займе проходження опитування. Зазвичай, за одну хвилину респондент відповідає на 5 закритих або на 2 відкриті питання.
Недостатньо написати, що дослідження є «коротким» і «простим». Ці концепції відносні. Бажано вказувати точний час. Наприклад: «Заповнення анкети займе п’ять хвилин».
Вказуйте кінцевий строк
Респонденти мають знати, протягом якого періоду вони можуть взяти участь у дослідженні. Деяким буде зручніше відразу відповісти на питання, а інші, ймовірно, не матимуть такої можливості й захочуть взяти участь пізніше. Важливо дати їм такий вибір і зазначити кінцеву дату для проходження опитування.
Повідомляйте про нагороду
Деякі організатори опитувань пропонують винагороду респондентам, які заповнили анкету. Це дає більший відсоток відповідей. Якщо ви також пропонуєте винагороду, про це слід згадати у запрошенні. Додайте короткий опис: хто, коли та як може отримати приз. Правила й опис краще викласти в окремому веб-документі, а в листі дати посилання на нього.
Можливість відписатися
Організаторам може бути неприємно це чути, але деякі респонденти не захочуть надалі отримувати запрошення до участі в опитуваннях. Необхідно надати їм можливість відмовитися від розсилки (відписатися). Тож включіть її у свій лист.
Зв’язок із дослідником
Респонденти мають отримати можливість зв’язатися з організаторами опитування. Вони можуть мати запитання про анкету чи її заповнення, сумніватися у значенні твердження в анкеті, тому доцільно стимулювати зворотній зв’язок.
Стислість
Дивно писати про стислість після такого довгого списку порад, але все ж дуже важливо, щоб лист був лаконічним і чітким. Для автора цілком природно намагатися пояснити всі деталі дослідження. Але люди, що сидять біля комп’ютерів, мають лише кілька секунд, щоб прийняти рішення про участь. Вони мають моментально вирішити, чому, для кого, як довго і що вони будуть робити. Тож не забувайте про це.